Hợp đồng thuê văn phòng: 5 Lưu ý cần phải biết trước khi ký

Việc thuê văn phòng không chỉ đơn giản là tìm được 1 mặt bằng phù hợp , mà hơn hết là ký được hợp đồng thuê văn phòng bao gồm các điều khoản đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.

Sau đây, thuematbang.com.vn sẽ đưa ra những lưu ý trong quá trình soạn thảo và ký hợp đồng thuê văn phòng mà bạn cần lưu ý:

 

Diện tích thuê/cho thuê.

 

Đây là điểm đáng lưu ý nhất trong một hợp đồng thuê/cho thuê văn phòng. Đa số các tòa nhà hiện nay chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Mặt khác, nếu bạn phải trả tiền thuê cụ thể cho diện tích văn phòng thì sẽ dựa vào diện tích thuê gồm 03 phương pháp như sau:

• Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
• Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
• Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Tùy vào mức độ sử dụng và khả năng chi trả mà bạn có thể thương lượng lại với tòa nhà để mở rộng hoặc giảm bớt diện tích cho thuê.

 

 

 

Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn.

 

Hiện tại các tòa nhà cho thuê văn phòng ở Việt nam đa phần chỉ kí hợp đồng cho thuê với thời hạn 2 năm. Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn thì nên tăng thời hạn đi thuê để nhận được nhiều ưu đãi hơn. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn chỉ nên thuê văn phòng trong thời gian tối thiểu, để tránh trường hợp chẳng may công ty phá sản, bạn sẽ đỡ mất một khoản chi phí cho văn phòng khi không hoạt động.

Ngoài ra, bạn cần lưu ý các mốc thời gian như bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào, thời gian chờ làm nột thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không,…

Khi sắp hết thời hạn hợp đồng thuê văn phòng, bên thuê và cho thuê sẽ tiến hành thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải thông báo trước bao lâu khi gia hạn cũng phải cần đề cập rõ trong hợp đồng.

 

 

Các chi phí và dịch vụ đi kèm.

 

Những điều khoản về chi phí, dịch vụ đều sẽ được liệt kê trong hợp đồng nhưng lại thường không ghi rõ thời hạn sử dụng. Ví dụ văn phòng bạn cần hoạt động ngoài thời gian hành chính, cuối tuần hay ngày lễ thì các chi phí như điều hòa, quạt,… cần phải được thỏa thuận trước và ghi rõ trong hợp đồng cho thuê văn phòng, tránh những chi phí phát sinh không đáng có về sau.

 

 

 

Trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê.

 

Trong mỗi hợp đồng thuê văn phòng, những điều khoản về trách nhiệm liên quan đến hai bên đều cần phải đề cập rõ:

• Đối với bên cho thuê: đảm bảo tính pháp lý của văn phòng, việc bào giao văn phòng, và các sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê.
• Đối với bên thuê: trách nhiệm thanh toán tiền thuê, trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng, chấp hành các qui định của pháp luật và của tòa nhà, đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy,…

 

 

Điều khoản chấm dứt hợp đồng.

 

Nếu trong quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.