7 Bước chuẩn hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho trong nhà xưởng

Kiểm kê hàng hóa tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh kho xưởng. Trên thực tế, công việc này khá phức tạp nên nếu không có quy trình kiểm kê hàng tồn kho khoa học, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Đừng lo lắng, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi để nắm được quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho nhà xưởng hiệu quả nhé!

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính là quá trình kiểm tra, so sánh và có sự điều chỉnh các chênh lệch giữa lượng hàng hoá thực tế trong kho với số liệu trong sổ sách. Kiểm kho cần được thực hiện trong mọi đơn vị kinh doanh từ cửa hàng nhỏ lẻ đến doanh nghiệp lớn.

Tham khảo ngay 9 cách quản lý kho hàng hiệu quả, khoa học

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nhà xưởng

Kiểm kê hàng tồn kho theo ngày, tuần, tháng

Với phương pháp kiểm kê này, các sản phẩm tồn kho sẽ được cập nhật liên tục giúp quản lý nắm bắt được và có các điều chỉnh phương án xả hàng thích hợp. Nhược điểm của phương pháp này là khá tốn thời gian, chi phí và nhân lực thực hiện. 

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Với phương pháp kiểm kê này, hàng tồn kho sẽ được kiểm tra theo thời gian định kỳ dự tín. Ưu điểm đó chính là không phải tiến hành thường xuyên nên tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân lực. Nhược điểm đó là không nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho dẫn đến các thất thoát khó tránh khỏi. 

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho trong nhà xưởng

Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

- Cần phải thông báo cho các bộ phận có liên quan để nắm tình hình, hạn chế tần suất nhập thêm hàng mới và xuất hàng đi. Hoặc nếu có nhập thêm hàng mới thì cần để ở một khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa đang kiểm kê, tương tự với hàng xuất đi cũng vậy. 

- Phân công nhân sự chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê, thông thường trong doanh nghiệp thì thủ kho và kế toán sẽ phối hợp để thực hiện nhiệm vụ này. 

- Cần có một kế hoạch kiểm kê cụ thể, ví dụ khu vực nào sẽ kiểm trước, khu vực nào sau, loại mã hàng nào được ưu tiên, thời gian nào tới thời gian nào,...

Các bước quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho trong nhà xưởng sẽ có sự thay đổi tùy theo đặc thù sản phẩm kinh doanh, tuy nhiên đa số sẽ theo quy trình sau: 

- Bước 1: Lập bảng thống kê hàng tồn kho đầy đủ, chi tiết, rõ ràng theo thứ tự phù hợp. Mẫu bảng kiểm kê hàng tồn thường sẽ bao gồm cột hàng hoá, số lượng hàng, ghi chú…

- Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng tồn tại kho và ghi chú vào bảng thông tin về số lượng. Để tránh sự nhầm lẫn, thì nên có 2 người cùng kiểm song song để đối chiếu qua lại. 

- Bước 3: Sau khi kiểm kê hoàn tất thì sẽ có sự đối chiếu so sánh số liệu giữa những người cùng kiểm kê, nếu có sai sót xảy ra thì kịp thời điều chỉnh lại. 

- Bước 4: Chốt số lượng hàng hoá tồn kho thực tế và đối chiếu số lượng tương ứng trên báo cáo. Nếu có sự chênh lệch, thủ kho và kế toán cần phải chịu trách nhiệm giải thích về sự chênh lệch đó. 

- Bước 5: Sau khi giải trình, kế toán điều chỉnh lại sự chênh lệch theo số liệu thực tế.

- Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng hoá và yêu cầu bên liên quan ký xác nhận.

- Bước 7: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho xem như đã hoàn tất, tuy nhiên nếu như phát hiện sai lệch ban giám đốc cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý cho lần kiểm tra sau.

Bạn đã biết 10+ Cách Quản Lý Kho Thực Phẩm Hiệu Quả Tốt Nhất Hiện Nay chưa?

Một số sai lầm trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước

Bạn không thể kiểm kê khi kho hàng chưa được sắp xếp một cách khoa học, hàng hóa lộn xộn trộn lẫn vào nhau. Để tạo sự thuận tiện cho quá trình kiểm kê nên sắp xếp lại không gian nhà xưởng trước.

Thiếu nhân sự kiểm kê kho

Kiểm kê hàng tồn kho không thể chỉ có một nhân sự tham gia, để có sự khách quan và tránh sai sót cần 2 nhân sự trở lên. Những nhân sự này phải là những người am hiểu tất cả về kho, có sự chuyên nghiệp và được đào tạo chính quy nhằm đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra chính xác.

Xác minh không có ngay từ đầu

Việc giám sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho ngay từ đầu giúp quản lý nắm bắt được các lỗi từ đó có biện pháp phòng ngừa và giúp bạn tiết kiệm được thời gian và hạn chế sự thất thoát.

Không chuẩn bị tiêu hủy hàng tồn kho sẵn

Trước khi kiểm kê hàng tồn kho đợt mới thì cần tiêu hủy hàng tồn kho đợt cũ để tránh nhầm lẫn, làm mất thời gian cho người kiểm kê. Điều này sẽ tạo chỗ trống để đón nhận đợt nhập hàng mới về kho.

Không giải quyết lỗi kiểm kê kịp thời

Thông thường trong quá trình kiểm kê sẽ phát sinh một số lỗi do sản phẩm, nhân sự kiểm kê, phương án kiểm kê,... Các lỗi này dù lớn hay nhỏ cũng cần xử lý kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Đặc biệt lỗi chênh lệch giữa kiểm kê thực tế so với báo cáo cần được lưu ý.

Nhu cầu thuê kho xưởng Đồng Nai hiện nay rất lớn. Vì hiện nay Đồng Nai đang tập trung phát triển các khu công nghiệp. Nếu quan tâm tìm kho xưởng Long Bình Đồng Nai hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhé!