5+ Cách tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp hiệu quả

Trong thời điểm giá bất động sản leo thang như hiện nay, thuê văn phòng là một trong những hạng mục tiêu hao nhiều ngân sách của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng là vấn đề cấp thiết. Tham khảo ngay 5+ cách tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng sau đây để có giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Chi phí thuê văn phòng là gì?

Chi phí thuê văn phòng là số tiền mà chủ doanh nghiệp cần trả cho chủ thuê để sở hữu một bất động sản bất kỳ để làm văn phòng. Chi phí thuê văn phòng sẽ bao gồm phí cố định hàng tháng và nhiều chi phí biến đổi khác. 

Có các loại chi phí thuê văn phòng nào?

- Tiền thuê văn phòng:

Tiền thuê văn phòng hay còn gọi là giá thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên.

- Phí dịch vụ:

Phí dịch vụ là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp như: Điện nước, bãi đỗ xe, lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh, phí làm ngoài giờ,....

- VAT:

Phí VAT được tính bằng 10% tổng chi phí thuê văn phòng.

Tham khảo: Kinh nghiệm đầu tư mô hình văn phòng cho thuê

#5 Cách tối ưu chi phí thuê văn phòng doanh nghiệp

1. Tìm kiếm thông tin & sàng lọc bất động sản

Trước khi quyết định thuê một văn phòng nào đó, bạn cần phải tìm hiểu thị trường thật kỹ. Vấn đề cấp thiết là khảo sát giá của thị trường, bất động sản lên xuống thất thường. Bạn không thể lấy giá thuê của 2 năm về trước để định giá cho hiện tại. Cần sàng lọc nhiều bất động sản khác nhau để có nhiều sự lựa chọn. Không nên chỉ xem một bất động sản và chốt luôn, như vậy mình khó có thể biết được văn phòng mình thuê có sự tối ưu về giá cả và tiện ích hay không. Nguồn thu thập thông tin thì rất đa dạng: môi giới, báo chí, các trang web uy tín như Homedy.com, lái xe trên đường, hỏi trực tiếp chủ nhà... Điểm cần lưu ý nhất trong giai đoạn này là hãy đưa ra những tiêu chí thật cụ thể phù hợp với loại hình kinh doanh của mình để nhanh chóng sàng lọc đi những thông tin không cần thiết.

2. Dành thời gian thương lượng mức giá 

Bạn phải hiểu một nguyên tắc, mức giá đầu tiên mà chủ thuê đưa ra là mức giá chào, mức giá chào thường cao hơn mức giá thực tế. Nên nếu bạn không muốn thuê phải một bất động sản có giá trị cao hơn mức giá thực tế thì nên dành thời gian thương lượng với chủ thuê một xíu. Hoặc thậm chí bạn cũng có thể nhận được giá thuê thấp hơn nhiều so với mức giá thực tế nếu bạn biết cách thương lượng đấy! Chấp nhận sớm sẽ làm cho chủ thuê cảm thấy bị “hớ” và rất có thể họ sẽ ngừng giao dịch đó đột ngột. Việc thương lượng giá cùng cần có nghệ thuật và sự khéo léo, tránh tuyệt đối đưa cảm xúc lên quá cao, người chịu thiệt sẽ là bạn. 

Xem thêm: Bật mí kinh nghiệm thuê văn phòng cho Startup hiệu quả nhất 2023

3. Tận dụng nhà của mình làm văn phòng

Tại sao không? Chi phí thuê bất động sản để làm văn phòng không hề rẻ, nếu sở hữu sẵn bất động sản, tại sao bạn lại không tận nó! Đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp Startup, tiềm lực tài chính hạn chế, thì việc tận dụng nhà của mình để làm văn phòng là giải pháp hữu hiệu để tiết kiệm chi phí. Bạn có thể tha hồ sửa chữa, xây thêm, thay đổi không gian văn phòng theo ý tưởng riêng của mình, cũng không phải để ý đến quá nhiều thủ tục pháp lý rườm rà.

4. Tối ưu vị trí và diện tích thuê văn phòng

Vị trí và diện tích là 2 yếu tố quyết định đến giá thuê văn phòng nhiều nhất. Vị trí trung tâm thành phố, càng gần các khu kinh tế trọng điểm giá thuê càng cao. Ở Hồ Chí Minh, tùy khu vực giá thuê có thể giao động từ vài chục đến vài trăm triệu. Ra xa các vùng trung tâm, bạn có thể nhận thấy giá thuê giảm hơn rất nhiều. Tuy nhiên bạn nên cân nhắc về các yếu tố khác để lựa chọn vị trí phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Không phải cứ ở khu vực trung tâm, đông dân cư thì kinh doanh mới tốt và ngược lại. Tùy vào nhu cầu để lựa chọn diện tích thuê văn phòng phù hợp. Rất nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi không xác định trước diện tích thuê. Đến lúc thuê rồi mới thấy không gian quá rộng hoặc quá chật so với nhu cầu thực tế. Giá thuê sẽ được tính theo đơn vị m2, nên để tiết kiệm chi phí, chỉ nên thuê văn phòng có diện tích phù hợp với quy mô cần thiết. 

5. Sử dụng mô hình văn phòng thông minh

So với văn phòng truyền thống, mô hình văn phòng thông minh có nhiều ưu điểm vượt trội, không tự nhiên mà các loại văn phòng thông minh lại được doanh nghiệp ưa chuộng đến vật. Mô hình này khá phù hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp, không có quá nhiều chi phí để đầu tư văn phòng quá lớn. Hoặc những doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều không gian văn phòng để làm việc. Một số mô hình văn phòng thông minh phổ biến hiện nay có thể kể đến như: Văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, văn phòng Hot Desk, văn phòng Co-working Space, văn phòng Officetel,... Theo đó, các chủ sở hữu doanh nghiệp sẽ chia sẻ phí văn phòng và cùng hưởng các chức năng của văn phòng đó. Hai hay nhiều doanh nghiệp sẽ thuê chung một không gian văn phòng, cùng làm việc trong không gian ấy và cùng chi trả phí thuê văn phòng.

Như vậy Thuematbang.com.vn đã bất mí cho bạn 5+ cách tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng hiệu quả nhất hiện nay. Bạn có thể chọn lọc và áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có nhu cầu thuê văn phòng, thuê mặt bằng tại khu vực Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Cần Thơ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn nhé! 

Đọc thêm bài viết: 4 Yếu tố tác động trực tiếp tới giá thuê nhà xưởng khu công nghiệp