Pre - Alert là gì? Tìm hiểu chi tiết về Pre - Alert trong logistics

Bạn đã bao giờ nghe qua Pre - Alert chưa? Có vẻ lạ nhưng lại là thuật ngữ khá quen thuộc trong Logistics đấy. Vậy Pre-Alert là gì? Pre-Alert có vai trò gì trong xuất nhập khẩu? Tất cả những thông tin sẽ được Thuematbang.com.vn truyền tải qua bài viết dưới đây nhé!

Pre - Alert là gì?

Pre - Alert được định nghĩa đơn giản là một bộ hồ sơ nằm trong bộ chứng từ hàng hóa (Tên tiếng anh của bộ hồ sơ này là agent send to forwarder) sẽ được gửi tới cho chính đại lý của công ty họ ở quốc gia nhận hàng trước khi hàng hóa được xuất đi thông qua chuyển phát nhanh. 

Bộ Chứng Từ Pre Alert Gồm Những Gì? 

1. Bộ chứng từ Pre - Alert của hàng xuất

Quy trình xuất hàng cơ bản: 

- Hãng tàu nhận booking sẽ làm lệnh cấp container rỗng do Forwarder hoặc chủ hàng đặt chỗ.

- Container mang về kho đóng hàng và sau đó sẽ gửi các thông số về hàng trong packing list kèm theo số cont.

- Sau đó sẽ làm vận đơn House Bill chính thức.

- Bộ phận chứng từ tại Forwarder sẽ gửi cho hãng tàu các thông tin bao gồm: tên tàu, số chuyến, số container - số seal, tên đại lý,…để kiểm tra lại và tiến hành phát hành bill nháp.

Khi xuất hàng cần lưu lại các loại giấy tờ sau:

- HBL (House Bill of lading): vận đơn đường biển do FWD phát hành.

- MBL (Master bill of lading): vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành.

- Hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa…

2. Bộ chứng từ Pre - Alert của hàng nhập

Quy trình nhập khẩu hàng cơ bản: 

- Nhân viên chứng từ sẽ lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) cùng với các chứng từ khác như: Lệnh giao hàng thứ cấp (bản sao lệnh giao hàng phải có dấu xác nhận, vận đơn chủ từ hãng tàu, vận đơn thứ cấp từ công ty giao nhận hàng hóa)

- Tiến hành phát hành D/O cho khách hàng và thu phí làm hàng, kho bãi hay các chi phí khác có liên quan tới quy trình làm hàng.

Khi nhập khẩu hàng cần lưu lại các loại giấy tờ sau:

- Vận đơn, hóa đơn.

- Các bản sao của D/O.

- Phiếu đóng gói hàng hóa, giấy giới thiệu…

Tham khảo thêm: Các thủ tục nhập khẩu bánh kẹo tại Việt Nam chi tiết nhất 2023

Quy trình gửi Pre - Alert chi tiết

Trước đây, đa số doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi Pre - Alert truyền thống qua bưu điện. Nhưng để tối ưu hóa thời gian và tiền bạc thì hiện nay, phương thức gửi Pre - Alert đã chuyển dần qua phần mềm với quy trình như sau: 

Bước 1: Click vào Outbound - Sea Freight - Pre Alert để tạo một biên bản pre alert gửi đi.

Bước 2: Nhập số file/job để tìm số file/job trong tờ khai. Trong file lưới sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về giá trị lô hàng, ngày tháng vận chuyển,…

Bước 3: Gửi bản khai Pre Alert vừa hoàn thành cho Agent đại lý tại nước ngoài thông qua địa chỉ email, lưu ý:

- Mục From: Nhập địa chỉ công ty của mình.

- Mục To: Nhập địa chỉ email của đại lý tại nước ngoài sẽ tiếp nhận Pre Alert. 

- Nếu cần đính kèm chứng từ thì bên dưới có mục đính kèm, tích dấu tích vào mục đó rồi chọn các chứng từ. 

- Có thể xem trước email mà mình sẽ gửi cho bên đại lý Agent bằng cách ấn vào mục Preview. 

- Ấn Send để gửi email cho bên đại lý.

Bạn có biết: Tiêu chuẩn nhà xưởng GMP được hiểu như thế nào

Quy trình tiếp nhận Pre - Alert 

Sau khi tiếp nhận Pre - Alert, nhân viên bên nhận sẽ tiếp tục xử lý qua các công đoạn sau: 

- Khai báo bản khai lược hàng hóa (Manifest) và gửi đến hãng tàu có tên được ghi trên vận đơn MBL. 

- Thông báo hàng đến (Arrival Notice hay giấy báo hàng đến - viết tắt là N/A) từ hãng tàu hoặc các đơn vị gom hàng.

- Nhân viên chứng từ sẽ đến bên gửi N/A để lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) cùng các chứng từ đi kèm.

- Tiếp theo, phát hành lệnh D/O đến khách hàng, thu các khoản phí kho bãi, phí làm hàng, phí vận chuyển,… và xử lý một số quy trình khác với khách hàng.

- Sau khi đã hoàn tất các thủ tục, nhân viên chứng từ sẽ lưu lại bản sao của vận đơn MBL, HBL, bản sao lệnh giao hàng hóa, danh sách đơn hàng theo đúng quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu theo điều khoản thương mại quốc tế.
Trên đây là những kiến thức xoay quanh Pre - Alert là gì? Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về một trong những thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong logistics hiện nay. Kho xưởng Đồng Nai hiện đang có nhu cầu tìm kiếm rất lớn. Nơi đây là khu công nghiệp trọng điểm phía Đông. Hãy tham khảo dự án Kho tại Đồng Nai của chúng tôi nhé!