Mô hình văn phòng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp sau mùa dịch

 

Đây là giai đoạn rất nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn bởi ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19. Phải tạm ngừng hoạt động hay giảm thiểu nhân sự để tìm cách sống sót qua mùa dịch là phương án của không ít doanh nghiệp. Với việc khởi động lại cơ cấu để đi vào vận hành sau thời gian ngủ đông ngắn hạn, không ít chi phí mà các công ty phải bỏ ra để “demo” cho các dự án tương lai, trong số đó chính là giá thuê văn phòng.

 

Chật vật tiền thuê vì dịch bệnh hoành hành

 

Đại diện của một công ty dịch vụ du lịch tại Hà Đông, Hà Nộ chia sẻ: bắt đầu khởi nghiệp từ giữa năm 2019, công ty đang đau đầu vì xử lý khối tài sản đầu tư không hề nhỏ. Vì là công ty được thành lập từ nhóm những người bạn thân với nhau, họ đã chi mạnh tay vào thuê văn phòng do quá tự tin vào ý tưởng sẽ thành công cũng như kỳ vọng vượt mong đợi.

 

Thuê văn phòng tại Thanh Xuân, Hà Nội với giá 20 triệu đồng/ tháng với 3 tháng đặt cọc và 300 triệu đồng tiền thuê một năm công ty này phải trả. Đó là chưa kể đến chi phí gần hết 100 triệu đồng chi phí cho đầu tư trang thiết bị, nội thất văn phòng, điều hòa, lát sàn,…

 

Vì mong muốn có “bộ mặt” thật hoành tráng cho công ty, họ đã đầu tư rất nhiều vào hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại với kỳ vọng sẽ là xuất phát điểm thuận lợi cho việc kinh doanh trong tương lai. Nhưng chỉ sau nửa năm hoạt động, trong khi công ty vẫn chưa có được doanh thu ổn định vì tệp khách hàng thường xuyên không có thì dịch Covid-19 khiến công ty dường như chìm vào “bóng tối”.

 

Sau khi kết thúc một tháng cách ly xã hội do dịch bệnh cũng là lúc công ty buộc dừng hoạt động và trả lại văn phòng. Tất cả chi phí đầu tư vào nội thất buộc phải thanh lý giá rẻ để thu được “đồng nào hay đồng đó”, còn tiền thuê văn phòng trả trước nhiều khả năng không thể lấy lại được.

 

 

 

 

Tình hình kinh doanh chung không thể tránh khỏi

 

Đây cũng chính là thực trạng chung của hầu hết các doanh nghiệp sạu dịch Covid-19 với gần 34,900 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường, trong đó có 18,600 doanh nghiệp phải tạm thời đóng cửa; 12,200 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể (theo báo cáo đánh giá, bổ dung tình hình kinh tế - xã hội của Bộ trưởng Kế hoạch đầu tư trong ba tháng đầu năm nay).

 

Theo phía VNGroup cho rằng, thất bại của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp khởi nghiệp hiện nay nói riêng, bên cạnh yếu tố khách quan là dịch bệnh thì còn một yếu tố quan trọng hơn chính là nằm trong tư duy của doanh nghiệp. Khi khởi nghiệp, quan trọng nhất là kinh doanh gì và như thế nào rất ít được chú trọng. Hầu hết họ chỉ quan tâm bước đầu với diện mạo bên ngoài làm sao cho thật oách, đổ tiền đầu tư cơ sở vật chất thật đẹp.

 

Trong khi đó, tỷ lệ thành công thực tế hiện nay của các doanh nghiệp khởi nghiệp rất thấp. Không chỉ một mà bốn đến năm lần là con số của nhiều bạn trẻ khởi nghiệp mới thành công. Nhưng sau 6 – 7 tháng hoạt động thì đã phải giải thể, trả lại văn phòng vò hoạt động không hiệu quả.

 

Lý giải cho nguyên nhân này có là bởi phần lớn doanh nghiệp đều chưa hiểu bài toán chi phí, đầu tư lãng phí cho hệ thống văn phòng. Họ quá quan trọng yếu tố “bề nổi” mà không quan tâm tới hoạt động thực bên trong, tới các yếu tố “đẻ ra tiền”.

 

Hướng giải quyết cho bài toàn chi phí văn phòng

 

Đại diện phía VNGroup, ông Vũ Văn Thành, Tổng giám đốc công ty phát biểu rằng: bài toán hiệu quả hơn mà các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp nên tính tới đó là sử dụng các mô hình co-working (văn phòng chia sẻ).

 

 

 

Hiểu một cách đơn giản, co-working là không gian văn phòng của nhiều công ty cùng làm việc, nơi mọi người sử dụng chung các khu vực và trang thiết bị để tối ưu chi phí, nhưng vẫn có không gian độc lập cho từng công ty hoạt động như phòng họp, phòng giải trí, phòng sự kiện hội thảo, …

 

Giá thuê văn phòng chia sẻ, co-working khoảng 60 – 90 USD/ m2/ tháng, nhiều hơn văn phòng bình thường khoảng 15 USD/ m2/ tháng. Do đó, nhiều ý kiến cho rằng nó khá đắt trên thị trường thuê văn phòng. Nhưng thực chất, chủ đầu tư đã trang bị mọi thiết kế nội thất văn phòng, bàn ghế, các phòng chức năng khi bạn thuê tại các văn phòng chia sẻ này. Do đó, tưởng đắt nhưng hóa lại rẻ và tiết kiệm chi phí.

 

Sau một thời gian hoạt động, khi doanh nghiệp đã có lượng hàng và doanh thu ổn định, họ sẽ có đủ tiềm lực để thuê một văn phòng cố định nhằm phát triển lâu dài và bền vững sau này.

 

Sự lên ngôi của văn phòng chia sẻ sau dịch?

 

Thực tế trong những năm gần đây, tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng đã xuất hiện nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước đã đẩy mạnh hoạt động đầu tư văn phòng chia sẻ. Nhiều trung tâm co-working đã ra đời, trong đó phải kể đến Toong, hiện đang có 14 địa điểm đã đi vào hoạt động với rất nhiều kế hoạch lớn đến thị trường Lào và Campuchia.

 

Theo báo cáo đánh giá của CBRE, thị trường co-working Việt Nam trong thời gian gần đây vẫn đang trên đà tăng trưởng với hơn 90% các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp là “thị trường” màu mỡ cho mô hình văn phòng này trong tương lai.

 

Tiềm năng mô hình co-working là rất lớn. Tuy nhiên, cũng cần phải có những đánh giá và hướng đi phù hợp với “khẩu vị” văn phòng của các doanh nghiệp hiện nay như giảm bớt tỉ trọng chỗ ngồi linh hoạt, gia tăng chỗ ngồi cố định, không gian xanh,…