Top 10 kỹ năng quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả nhất 2023

 

Quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả cần có kỹ năng và kiến thức đúc kết từ nhiều năm hoạt động thực tế. #10 Kỹ năng quản lý tòa nhà văn phòng mà Thuematbang.com.vn chia sẻ ngay sau đây chắc chắn sẽ giúp các chủ đầu tư, các nhà quản lý mở mang thêm nhiều kiến thức đấy!

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

 

Quản lý tòa nhà văn phòng được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý tòa nhà. Giúp cho mọi hoạt động liên quan trong tòa nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi, an toàn và nhanh chóng. Giúp cho nhân viên, khách hàng sử dụng dịch vụ tại tòa nhà có cảm giác thoải mái và dễ dàng khai thác hiệu quả nhất tại văn phòng mà họ đang làm việc.

>>> Đọc thêm: 1001+ cách trang trí văn phòng đẹp và tối ưu diện tích.

Quản lý tòa nhà văn phòng gồm những công việc gì?

Khi quản lý tòa nhà, nhà quản lý phải bao quát khá nhiều công việc, dưới đây là một vài công việc cơ bản: 

Quản lý vệ sinh

 

Quản lý vệ sinh là một phần không thể thiếu khi quản lý tòa nhà. Thông thường, hoạt động quản lý vệ sinh sẽ được thực hiện bằng các công việc như: Vệ sinh không gian chung của tòa nhà (hành lang, sảnh, nhà vệ sinh công cộng, cầu thang….), chăm sóc cảnh quan của tòa nhà (tưới nước, trồng cây, cắt tỉa cây cối…),...

Ngoài ra, để công việc quản lý được diễn ra một cách hiệu quả, có hệ thống, chuyên nghiệp. Nhà quản lý cần có một kế hoạch cụ thể thông qua khảo sát tình hình thực tế của tòa nhà. Sau đó đưa ra giải pháp và quy trình vệ sinh chi tiết cho tháng hoặc quý.

Quản lý tài chính

Một tòa nhà có rất nhiều hạng mục cần tới ngân sách để hoạt động. Người quản lý cần phải nắm được cụ thể từng hạng mục và mức độ chi tiêu, quản lý các khoản thu chi của tòa nhà một cách rạch ròi, minh bạch nhất. 

Quản lý nhân sự

 

Các tòa nhà thường có quy mô rất rộng, nhiều phòng ban, có nhiều nhân viên làm việc ở những vị trí khác nhau. Trách nhiệm của người quản lý tòa nhà văn phòng là phải theo dõi, giám sát các hoạt động của toàn bộ nhân viên bên trong tòa nhà. Chắc chắn rằng không có rắc rối gì phát sinh, và tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên. 

Bảo trì, bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật

Mục đích của việc quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật là điều cần thiết và phải được tiến hành thường xuyên. Các công việc này bao gồm:

- Khảo sát, đánh giá tình trạng hoạt động của các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà. 

- Tiến hành khắc phục, sửa chữa các thiết bị, hệ thống bị lỗi, những sự cố trong quá trình vận hành của hệ thống kỹ thuật.

- Lập kế hoạch để thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.

- ….

10 kỹ năng quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

Quản lý tòa nhà văn phòng không phải là một công việc quá khó, nhưng cũng không phải quá dễ, đặc biệt ở những tòa nhà lớn. Quản lý tòa nhà đòi hỏi bạn phải sở hữu nhiều kỹ năng chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực tế. Dưới đây là 10 kỹ năng quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả mà Thuematbang.com.vn muốn chia sẻ: 

Kỹ năng tương tác

Ban quản lý tòa nhà văn phòng là những người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên, khách hàng, những người ra vào tòa nhà. Nên có kỹ năng tương tác, học cách lắng nghe những yêu cầu, đề xuất của nhân viên, khách hàng để có thể kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh trong tòa nhà. 

>>> Xem các thông tin cho thuê văn phòng quận 2 trọn gói giá rẻ tại đây

Trách nhiệm

Tinh thần trách nhiệm là yếu tố cần có đối với một người quản lý tòa nhà. Ban quản lý phải là những người chịu trách nhiệm cho bất cứ vấn đề, rủi ro nào xảy ra trong tòa nhà. Bởi họ chính là những người giám sát, kiểm tra và ngăn chặn những rủi ro xảy ra bên trong. Vì vậy, họ phải biết rõ nhiệm vụ của mình là gì và thực hiện như thế nào để đảm bảo hiệu quả.

Kỹ năng tầm nhìn

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp cần phải có nếu muốn duy trì và phát triển tòa nhà. Với kỹ năng này, đơn vị quản lý cần phải nhìn vào bức tranh lớn của xã hội, tìm hiểu rõ thị trường và mức độ của nhân viên trong tòa nhà để đưa ra những điều chỉnh, lên kế hoạch chiến lược thích hợp nhằm giúp tăng hiệu quả về kinh tế, mang hình ảnh của chủ dự án đến gần hơn với khách hàng.

>>> Dành cho bạn: Khám phá 15+ điều cấm kỵ trong phong thủy văn phòng cần biết tránh vận xui

Kỹ năng viết

Trong hoạt động quản lý chung cư, đôi lúc ban quản lý phải phải viết hoặc kiểm tra lại các đơn đề nghị, hợp đồng với những khách hàng lớn, các chính sách, thông báo gửi đến cư dân, nhà đầu tư.... Do đó, ban quản trị cần luyện tập được kỹ năng viết một cách rõ ràng, chính xác và súc tích để truyền tải được hết những thông điệp cũng như thu hút các khách hàng.

Giải quyết mâu thuẫn

Tòa nhà văn phòng là nơi làm việc chung, nên chắc chắn những vấn đề mâu thuẫn phát sinh là điều không tránh khỏi. Những mâu thuẫn này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh công ty, hiệu suất làm việc, môi trường làm việc,... Vì vậy, để đạt được mục tiêu trong kinh doanh, ban quản trị cần rèn luyện kỹ năng giải quyết các xung đột một cách lịch sử, văn minh nhất.

Tham khảo: Phong thủy văn phòng làm việc theo tuổi mang tài lộc - Đừng nên quên

Trên đây là 10 kỹ năng quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả mà chủ đầu tư nào cũng nên nắm. Mong rằng kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn kinh doanh thành công!